Social Poma è una piattaforma di partecipazione che unisce intranet ed extranet, implementata all'interno dell'Azienda Ospedaliera Carlo Poma di Mantova.
L'esperienza, nata nel 2009 come progetto pilota per investire di più nella comunicazione digitale e superare gli strumenti tradizionali (house organ, pubblicazioni e email) unisce 150 utenti interni tra personale sanitario e amministrativo.
Per la realizzazione del sistema redazionale interno e di comunicazione tra gli uffici, è stato necessario un grosso lavoro organizzativo per far capire ai vertici l'importanza di dare alle cellule dell'azienda autonomia comunicativa. In ognuna delle 80 strutture che compongono l'azienda (sia di tipo amministrativo che medico) è stata individuata una persona che ne gestisca la comunicazione verso il pubblico interno e quello esterno.
Duplice l'obiettivo: offrire ai propri dipendenti una gestione efficiente ed efficace degli iter burocratici, mediante la pubblicazione online di tutti i moduli e la compilazione degli stessi in formato digitale, e comunicare tra le 80 unità organizzative diffuse nel territorio.
Non si tratta di social network in senso classico ma di una piattaforma professionale che permette di avere uno strumento malleabile: ogni comunità di pratica ha uno spazio dove mettere in condivisione i propri progetti. Per raggiungere gli scopi sono stati creati dei gruppi trasversali formati da professionisti di campi diversi, che mediante la condivisione delle proprie competenze permettono la circolarità delle informazioni.
L'Intranet è utilizzata per i processi di valutazione, accesso ad altri sistemi informativi aziendali, a gli obiettivi aziendali, ai budget delle varie strutture, alla rassegna stampa e alla modulistica.
Approccio di implementazione: amministrazione pubblica.
Destinatari: amministrazioni pubbliche.
Tecnologia utilizzata: adotta un CMS, ovvero la piattaforma di knowledge sharing yoo+ platform 2.2.
Costi: investimento iniziale (costruzione del sito internet e della intranet) 30.000,00 euro; costo annuale di mantenimento (hosting, assistenza e manutenzione) 4.600,00 euro.
Vantaggi: i professionisti lasciano aperta la piattaforma e la usano come strumento di lavoro quotidiano in cui agire funzionalmente con i propri tempi. Il punto di forza consiste nell'essere un network declinato con l'immagine istituzionale e che parla secondo un linguaggio proprio: quello dei propri utenti interni, tanto che si tratta dell'unica realtà ospedaliera che utilizza un'intranet e internet scritta dai propri professionisti.
Video intervista: Alice Cosmai (Responsabile Uffico Relazioni con il Pubblico, Azienda Ospedaliera Carlo Poma).